【南京管家婆软件】618大促宝典!电商仓库管理的难点与解决方案

责任编辑:今东智能科技(南京)有限公司   浏览次数:     发布时间:2022.05.20

618大促即将开始!您和您的仓库准备好了吗?


电商与仓库的库存管理,应该站在“联动”的角度看,确保过程和结果都是准确的。下面,重点分享下电商和第三方仓储如何联动管好库存。


源头准:


电商企业的货源可能来自多个供货商,这些供货商的管理水平可能参差不齐。能否规范入仓要看商家对供应商的约束能力和仓库对入仓异常的及时反馈。


有些中小型电商企业对供应商(工厂)的把控能力太弱。加上“唯快不破”,订货周期缩短,销售周期又存在巨大的不确定性,导致工厂备货的时间非常短。入仓时产生异常也就见怪不怪了。


这些常见的异常有:


供应商发货延迟,导致仓库来不及收货,影响电商店铺的销售计划。尤其是在大促时期,如果供货商没及时发货会对仓库收货和发货产生重大影响,会严重影响电商平台对店铺的评分和消费者体验。


(1)货品包装不规范。有些品牌商对供货商的管理是非常完善的,供货商会严格按照指定的包装入仓,唛头、包装规范。但很多中小型电商未必能对供应商有这么强的把控能力。唛头贴错、包装不统一。有些甚至直接拿个大编织袋来装货,给仓库收货清点造成了很大困难。


(2)条码错误:个别工厂未按照仓库和商家要求打条码,或者张贴了错误的条码。这种现象经常出现在服装行业。贴码和水洗标、箱外的唛头不一致,会导致仓库清点错误。如果仓库在入仓环节未及时发现,后面的发货环节发错货就不可避免了。


(3)分批到仓。一般情况下,一个入库单对应一次入库行为,有些供货商因为准备不足或者其他问题会采用分批到货的方式入仓。对一些需要进行批次管理的商品来说,分批到仓会导致仓库对批次的混淆。也会影响到销售端对不同产品的批次定价和仓库端对滞仓费的计算。


上述问题,总结就是商家缺乏对供货商的管控。由此带来仓库入仓清点难度加大,出错比例增高、收货延迟,后续的发货延迟和发错货的风险也增高。


要解决上述问题,需要仓库真实的记录和反馈入仓过程中的各种异常,及时反馈给商家。


商家要在和供货商的协议中明确这些问题点,对这些点进行量化和追责,让供货商一起来承担由此带来的损失。逐渐让供货商提升入仓能力,规范入仓。


过程准


确保仓库后台库存变动和前台能实时同步,确保不超卖,保证过程准主要靠两点:一个是仓内的管理,另一个是仓库WMS系统和店铺ERP系统及电商平台的商家后台的库存同步机制。



仓内管理:



  1、关于库存变动:商品入仓后,因各种原因会导致库存变动,仓库要忠实且及时把这种变动记录下来,并通过系统接口同步给店铺ERP系统及电商平台的商家后台。主要有以下几种场景:


(1)正次品转换:入仓的时候是正品的可发货库存,实际拣货的时候发现是次品,不可发货。这种情况下仓库需要扣减一个正品库存,增加一个次品库存。


(2)仓库丢货:仓库盘点发现货物短少,需要扣减库存。


(3)仓库多发货、少发货、发错货:仓库发错货,需要对库存进行调整。



2、关于仓内盘点:作为仓内的日常作业行为,每个仓库都会有各种盘点规则,如月度的、季度的大盘点、循环盘点、动碰盘点等等。但我们在实践中发现,仓内的盘点规则未必就是适合电商行业应用的。主要以下几个盘点原则:

(1)月初库存低于20个的商品全量盘点:库存低于20个的时候,我们认为就有超卖的风险。请仓库在月初对低于20个的SKU进行全盘,盘点结果反馈给商家ERP系统和店铺后台。如果有差异的话,店铺后台自动更新上架数量。


(2)当天库存低于20个的商品当天盘点:同上,确保当天低于20个的商品不产生超卖。


(3)库存有差异实时盘点:利用系统功能,每天自动比对店铺上架数量、ERP库存数量和仓库库存数量,对有差异的数据自动生成盘点请求,请仓库纳入到自己的盘点计划中去,并把盘点结果同步给ERP和商家的店铺后台。


(4)活动后盘点:电商企业和传统企业不同的一点,大促会在短时间内产生大量订单。这些订单一般集中于有限的几个或者几十个SKU。当活动过后,需要仓库对这些SKU进行盘点,以保证库存的准确。


(5)退仓前盘点:为了确保退仓时的数量是准确的,有必要在退仓前对库存进行盘点,以便按照正确的数量退仓。


结果准:


所谓结果准,指的是在退仓和结算的时候,能够有非常清晰的进销存数据,即使有库存差异,也能找到具体的原因,能够对责任方进行追责,确保商家和仓库、供应商在退仓和结算环节没有纠纷。一般总结出来退仓5大原则:


1、退仓前商品下架原则:退仓前商家要将商品从店铺下架,以免退仓单生成后店铺还有订单流入,对仓库的退仓工作造成干扰。这个最好通过系统实现,人工干预会有遗漏的可能。


2、退仓前盘点原则:退仓前仓库必须对要退仓的商品进行盘点,盘点结果及时通报给商家,并在系统中进行同步更新。这样做两个好处:一个是商家可以尽快确认是否对退仓数量有疑问,另外一个是系统中同步更新后,可以按照盘点的结果生成准确的退仓单。



3、库存差异数据当场追偿原则:如果库存有差异,当场追责。追责的依据就是仓库WMS和店铺ERP两边的进销存数据。所有的库存变动必须基于单据,入库单、发货订单、库内调整单、退仓单。


这样在库存产生差异时,能够直接找到对应的单据:是仓库没上传发货数据还是仓内库存丢失一目了然。所有的单据尤其是库存调整单必须有明确的调整原因。这样在退仓和结算时可以立即确认谁来承担责任。


4、追责和退仓两条线原则:有了上面的盘点原则和追偿原则,商家和仓库不能再以任何借口不退仓,追责和退仓两条线分开走。这样不会因对退仓数量有争议而延迟退仓,也就解决了上文中提到的各种纠纷。


5、交接原则:这个主要是为了避免双方对已经交接的退仓数量有争议。实际操作过程中,以交接为界,双方对退仓数据进行签字确认,事后不得反悔。






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